Gestión de voluntarios: impacto, organización y profesionalización

El factor humano en cualquier organización es clave y toma aún más relevancia cuando se trata de un voluntariado, en el que el principal activo es su gente. De ahí que debería destinársele especial atención a quienes participan de forma libre, para que su trabajo sintonice con las metas de la organización. Espinoza (2011: 2 – 5) recalca que gran parte de los voluntariados no sigue prácticas de organización o si lo hacen son incipientes, porque no hay conciencia de ello, recientemente las aplican, el proceso toma tiempo y es necesario invertir, se minusvalora el rol del voluntario, etc. Todo esto sugiere que para potenciar el valor comunitario, organizativo y del voluntario es necesaria la gestión.  “Gestionar un voluntariado significa trabajar con unos procedimientos establecidos que permitan seguir unas pautas y criterios comunes, útiles en todas las fases del voluntariado en la entidad: la incorporación, el desarrollo, el reconocimiento, etc.” (Vidal, Valls y Villa 2009: 13).

El modelo de gestión del voluntariado editado por Vidal, Valls y Villa, presenta un ciclo con las siguientes etapas: preparación, definición, incorporación, desarrollo, reconocimiento y desvinculación. Bajo este modelo se analizará a tres organizaciones que gestionan voluntariados: AIESEC Universidad Católica, Voluntariado Nacional Juvenil de SENAJU y Misiones Universitarias.

Organizaciones con Voluntarios

El primer elemento, la preparación, sirve para contextualizar el voluntariado, fijar las normas en la planificación, estructurar la organización y sistematizar los procesos. AIESEC Universidad Católica es un buen ejemplo de esto. En la entrevista a Juan de la Roca, Vice President Talent Management de dicha organización, se conoció a profundidad la gestión del talento de su cliente interno, quienes laboran de forma voluntaria. El enfoque del área de Gestión del Talento parte de la planeación y revisión constante de sus objetivos, drivers y estrategias. Cada meta y lineamiento del área está en correspondencia con la misión y visión general de AIESEC. De la Roca cuenta que al comenzar su cargo como VP se dedicó a analizar con su equipo lo que era necesario mejorar e incluir en el plan del área. La programación y revisión del plan del área se realiza según quarter (cada tres meses), luego del cual se hace la evaluación con indicadores del periodo transcurrido para que en caso se necesite, se haga una replanificación.

Luego de fijar la superficie en la que se desarrollará el voluntario, prosigue el siguiente punto del modelo: la definición. En esta parte se decide sobre el voluntariado idóneo, ¿qué perfiles se buscan?, ¿cómo será la captación de los nuevos colaboradores?, ¿a quiénes se seleccionará o asignará? En esta fase se presta especial atención a lo que necesita la entidad y las políticas de captación detectarán los perfiles ocultos. En la Secretaría Nacional de la Juventud, el Voluntariado Juvenil bajo la responsabilidad de Juan Márquez Pando maneja una política de reclutamiento considerando ciertos requisitos de los convocados, entre ellos: que tengan entre 15 a 29 años (si es menor de edad que cuente con el permiso de sus padres o apoderados) y sobre todo que estén dispuesto a contribuir con su comunidad.

Ligada a esta etapa está el proceso de reclutamiento; que en el caso de SENAJU es directo como la visita a colegios, universidades y otros; y también indirecto por redes sociales, radio y televisión. Márquez comenta el proceso de inscripción debe ser  sencillo. Por ejemplo, en SENAJU: “simplemente pueden entrar a nuestra página web y encontrarán un logo con un link del voluntariado. Tienen que llenar una ficha, un formato de datos básicos, y automáticamente están registrados.” Seguidamente se les acredita con una credencial de voluntarios y ya son parte del equipo. También hay una convocatoria específica, a través de llamadas telefónicas, mensajes electrónicos y reuniones, para los jóvenes que ya están inscritos en la red de manera que continúen participando en las siguientes temporadas. Los procesos sencillos son los que facilitan el ingreso de los nuevos miembros.

Para Márquez, “ser voluntario implica llevar a la práctica un trabajo sin fines de lucro y que contribuye directamente al bienestar del prójimo o de toda la sociedad, realizada física o intelectualmente”.

Para Márquez, “ser voluntario implica llevar a la práctica un trabajo sin fines de lucro y que contribuye directamente al bienestar del prójimo o de toda la sociedad, realizada física o intelectualmente”.

Seguido la etapa de definición comienza la incorporación, que radica en la formación de un compromiso con el propósito del voluntariado y con la organización misma, así como una etapa de acogida. Muchos momentos de esta fase serán vitales para el desenvolvimiento del voluntario, pues basará sus primeros juicios en lo que observa de la organización. En Misiones Universitarias, la coordinadora María de los Dolores Velazco comenta que para asentar el compromiso de los misioneros “se les convoca a que participen quincenalmente durante un semestre, se les presentan los grupos de trabajo y cada joven va a un grupo donde se les explica las actividades detalladas de cada comisión. El joven se siente comprometido porque se les da tareas y cuando tienen una responsabilidad se sienten parte de la organización”.

Hay, además, algo que trasciende y compromete a los jóvenes: la misión del voluntario. Velazco señala que “esta misión es como un mandato que sale del interior para ayudar al otro, por el bien del otro en sí mismo y que no busca más recompensa que el verlo feliz”. Un punto importante son las actividades de acogida a los miembros, en Misiones Universitarias se realizan en cada ciclo una primera reunión para presentar a la organización; luego al iniciar cada sesión preparatoria se preparan dinámicas de encuentro entre los misioneros y acompañamiento. Vidal, Valls y Villa (2009) sugieren que es útil tener una Carta de Compromiso del voluntario en la que se establezcan los derechos y obligaciones de cada miembro en esta etapa.

En esta fotografía se ve a los jóvenes misioneros de regreso de la Misión de Verano (Marzo de 2014) en la que convivieron 16 días en Yerbateros, El Agustino y Lomas de Nocheto, Santa Anita.

Voluntarios de la Misión de Verano 2014 en la que convivieron en AAHH El Agustino y Santa Anita.

La fase de desarrollo, en nuestro modelo de gestión de personas voluntarias, es la que sigue. El voluntario ya reconoce y ejecuta sus funciones, mientras la organización busca proveerle de bienestar, brindar un clima laboral adecuado, formar, evaluar y desarrollar otras actividades vinculadas a su estancia.

En el caso de AIESEC Universidad Católica, los miembros se desarrollan en las secciones de Marketing, Talento Humano, Relaciones Públicas y Finanzas; o las áreas operativas de intercambio: entrada y salida en GCDP (Global Community Development Program) y en GIP (Global Intensive Program). Los programas de membrecía y liderazgo (TMP y TLP) se complementan con los otros cargos. A lo largo de la estancia de sus colaboradores es muy valioso el ciclo educacional, compuesto por formación a nivel nacional sobre temas estratégicos, y a nivel local en aspectos operativos (tareas, herramientas y softskills). Todas las capacitaciones están orientadas en base a las necesidades de cada área, descubiertas al levantar la información respectiva. Por otro lado, De la Roca explica que se hace énfasis en el seguimiento pues los muchos miembros realizan tareas operativas y no se pretende sobre-exigir a la gente “sino tratar de tener una relación de ganar-ganar”; lo que va de la mano con la motivación. Se busca conectar con el miembro, acompañarle y crear un ambiente de bienestar. (https://www.youtube.com/watch?v=1UnybKttVo0).

El paso siguiente es la etapa de reconocimiento. Es muy importante valorar la función del voluntario. Para el Voluntariado de SENAJU un mecanismo de reconocimiento formal es la entrega de certificados a los miembros que los pueden ayudar laboralmente pues son signos de sus capacidades y conocimientos. Similarmente ocurre en AIESEC Universidad Católica con la selección y publicación del Miembro del Mes, a quien se le otorga un diploma y se le felicita. De la Roca manifiesta que están buscando estandarizar los criterios que usan para la evaluación y así objetivar la entrega de los reconocimientos en tanto los demás saben bajo qué premisas se les califica. También, quieren implementar un instrumento de felicitación constante para áreas propensas a la frustración, como Ventas. Una de las ideas es crear un sitio web con características de un salón de la fama, en donde quienes hayan tenido ventas importantes puedan ser reconocidos colocando sus fotos, vídeos y otros. Además se espera empezar explotar la red LinkedIn, mediante la difusión de los logros de los miembros en espacios profesionales. Así no solo se promociona a las personas internamente, sino fuera de la organización.

Celebrando el primer LC Meeting del año. Este es un espacio que reúne a todos los miembros de la organización en el que se comparten iniciativas al comité, capacitaciones, etc. y se realiza bimestralmente. Conoce más de AIESEC Perú, en: https://www.youtube.com/watch?v=1UnybKttVo0

Celebrando el primer LC Meeting del año. Este es un espacio que reúne a todos los miembros de la organización en el que se comparten iniciativas al comité, capacitaciones, y se realiza bimestralmente.

La desvinculación es el paso final de la vida del voluntario dentro de la organización, en ésta se procura que el colaborador se sienta satisfecho por la experiencia vivida  y así conservar el buen prestigio de este voluntariado.  Por ejemplo, en Misiones Universitarias se busca que los misioneros adquieran una experiencia de vida y cuando la coordinadora se encuentra con quienes ya no son parte de la organización escucha que Misiones es algo que ellos no pueden olvidar. Asimismo Velazco considera “en la etapa juvenil, la persona necesita dar y es la etapa de su vida en la que más da. En Misiones el voluntario se satisface mucho al sentirse útil, este se siente realizado y feliz” Esta satisfacción de la experiencia la difunden en la universidad y así logran captar nuevos voluntarios.

Vidal, Valls y Villa (2009)  manifiestan que es útil realizar una entrevista de salida del miembro para oportunidades de mejora, luego poner en marcha la búsqueda de un sustituto y brindar la posibilidad de reincorporación.

Si bien las etapas de este modelo se presentan linealmente, cada una de ellas debe ejecutarse en mayor o menor medida durante el ciclo de vida de la organización. Como se ha visto en los casos, el progreso de la gestión de los voluntarios ya ha iniciado y se dirige a perfeccionar sus prácticas. Pero no se daría el despegue sin contar con un buen piloto. De la Roca, Márquez y Velazco enseñan que con iniciativa y liderazgo en la gestión del talento se consiguen resultados y lo más buscado: bienestar, desarrollo o felicidad.

Referencias Bibliográficas

AIESEC PERÚ

2014      Portal Web de AIESEC Perú. Consulta: 18 de Marzo de 2014. <http://pe.aiesec.org/>

  • GONZÁLEZ, Ana María, Mercedes NEGUERUELA y María Celeste DÁVILA

2008      Voluntariado apoyado por la empresa. Guía para entidades de acción social. Madrid: Dirección General de Voluntariado y Promoción Social de la Comunidad de Madrid.

  • LÓPEZ, Brenda

2014      E1. Loly Velazco. Entrevista del 21 de marzo a María de los Dolores Velazco.

2014      E2. Juan de la Roca. Transcripción por Josué Valerio. Entrevista del 25 y 28 de abril a Juan de la Roca.

  • MISIONES UNIVERSITARIAS

2011      Misiones en San Pedro – El Agustino. Informe. Lima: CAPU  – Pontificia Universidad Católica del Perú. Consulta: 21 de Marzo de 2014.

  • RADIO NACIONAL DEL PERÚ

2014      Voz Joven con el tema: Voluntariado Juvenil 2014 [videograbación]. Entrevista a Juan Márquez. Lima: Programa radial “Para Todos”. Consulta: 30 de abril de 2014. <https://www.youtube.com/watch?v=h2ccmm1pKKE>

  • VIDAL, Pau y Ana VILLA

2007      “Las personas en las organizaciones del Tercer Sector”. Revista de Economía Social. Julio/Agosto, 3ª época, número 40, pp. 10 – 13.

  • VIDAL, Pau, Núria VALLS y Ana VILLA. Observatorio del Tercer Sector de “la Caixa”

2009      Manual de Gestión del Voluntariado. Traducción de Mercè Bolló, Judit Cusidó, Joan Lluís Quilis. Barcelona: Fundación “la Caixa”. <http://www.observatoritercersector.org/pdf/publicacions/2010_01_manual_gestion_voluntariado.pdf>

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